来源:超时代软件 更新时间:2022年07月04日 14:22:53
随着企业信息化的发展和业务的扩大,对外合作日益增多,越来越频繁地需要和大量业务伙伴之间进行文件数据交换,向甲方提供设计方文档加密后会面临一个问题:需要外发的文档怎么处理?那么有没有能进行文件加密软件,而且能防止二次扩散的加密方法?
在本文中,我们继续探讨在文档加密系统中,如何保证外发文件在外的使用安全,防止二次扩散泄密。
首先,通过合规的解密审批流程
在很多情况下,企业的密文需要解密后外发,如果直接赋予员工解密权限,企业可能会面临严重的数据安全风险,所以在文件解密的管理中可以根据不同的文件类型、文件大小制定不同的审批流程。
在近日的版本更新中,我们进一步完善了文件审批解密的规则,通过解密配额设置,可以限制员工每天提交申请的次数以及文件数量,解密后的文件在指定时间后会自动加密,形成一个完整的文件审批解密闭环管理。
通过邮件白名单与可信人员交互
邮件白名单的功能旨在某些员工在发送或接收邮件时,无需再单独对密文做解密处理,在安全的办公环境下,提升效率。白名单范围的邮箱地址通过Foxmail、Outlook等邮件客户端发送密文时,可以自动解密。此外,支持发送密文邮件时进行审批,审批通过后发送邮件并解密文件。
通过文件安全外发控制外部人员的文件使用权限
关于设计图纸泄密的案例屡见不鲜,不论是内部泄密还是外发出去之后由第三方合作伙伴泄密,都给企业带来了严重的危害,文件安全外发可以将密文制作成外发文档,并对外发文档进行使用权限控制。
限制使用人员:外发文件查看器可以授权绑定指定的外部终端,限制外部人员只能在特定终端打开外发文件,同时辅以密码校验,避免无关人员查看。
限制使用权限:在打开文档时显示水印信息,禁止截屏、复制、打印是有效防止外部人员窃密的技术手段。
过期自动删除:对文件打开次数,使用期限做出控制,防止机密资料在对外合作结束后被继续使用。
详细审计文件外发行为
不管是员工何时提交了文件解密申请、将解密后的文件通过微信等即时通讯软件外发、或者发送了一封电子邮件,在的监管下,所有行为都有迹可循,直观的了解文件传输动态,及时发现违规泄密行为。
共享文件夹加密专家禁止删除复制共享文件,是一款专用于企业共享文件的安全管理软件,为公司局域网共享文件提供加密保护。软件提供了权限设置功能,为每个用户分配不同的权限——文件既能共享又能防止外泄,是企业共享文件安全管理的选择。
最后,企业业务的多样化,在一定程度增加了企业信息安全管理的难度,但是只要在源头对企业数据建立严格的保密措施,遏制泄密行为,就可以轻松应对。