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企业电子文档管理有哪些方法?

来源:超时代软件     更新时间:2019年01月15日 18:44:40

  互联网飞速的同时,随之而来的是一系列信息安全问题,对信息安全防护意识的缺失导致机密信息的泄露,安全漏洞信息保护能力匮乏让不少企业都栽了跟头。找到了问题的所在,事情就解决了一大半。
 

  本文针对电子文档管理问题给出的一点建议:
 

  一、加强企业电子文档的收集与整理工作
 

  对于电子文档管理来讲,收集工作是最基本的。电子文档的特性不同于以往的纸质文件,在收集的范围、渠道、方法上都与纸质文件存在着差异。比如草稿文件,由于其不具备正式文件的功能,并且不易保存,所以在一般的情况下是不进行保留的。而电子文档相对于纸质文件相关的一些草稿文件进行收集、整理和保存。
 

  二、加强电子文档的归档工作
 

  电子文档的归档管理工作,注意电子文档的归档时间,一般以一个年度为一个周期和时限保存,将电子文档的最终成稿刻录到光盘等存储介质上,以便日后进行反复查阅和试用。对于网络环境下生成的大量的业务电子文档,宜采用备份的方法,在网络上进行,但不宜将备份文件和原电子文档存放在同一台网络服务器上。
 

  三、加强电子文档的辨别、审核工作
 

  电子公文与相同内容的纸质公文具有相同的法律效力。因此,要制定详细的工作制度,加强对电子文档的定期核对、辨别和审核工作。主要是审核电子文档的内容是否完整,文档形成的过程是否合规,是否符合归档和存储的要求等。
 

  四、加强计算机设备的软硬件管理。
 

  做好电子文档的管理工作,加强计算机设备的软硬件管理也是重要一环。例如,创新电子文档的存储手段,为档案管理部门配备必要的计算机设备,且尽量采用光盘刻录的保存方式,而且要确保是“双重备份”。还要定期对计算机的安全漏洞进行维护,及时升级杀毒软件。另外,计算机硬件设备也要达到一定的环境要求,温度要保持在18~20度之间,相对湿度要达到35%~40%之间,不断加强防磁设备的完善和维护工作,从而保证电子文档信息数据的安全和稳定。
 

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