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如何防止离职员工泄密、防止电脑文件泄露

来源:超时代软件     更新时间:2018年11月06日 13:45:16

当前,几乎在国内各个行业的企事业单位,员工流动、离职的频率都比较普遍,如何防止离职员工泄密、防止公司数据泄密是一项让企业头疼、网管为难的事情。毕竟由于计算机、网络技术的普及,使得员工泄密的通道很多,可以轻松将单位重要的商业机密数据泄露出去,从而给企业带来各种损失和危害。 对于企业来说,需要从以下几个方面严防员工泄密事件的发生。

1、加密电脑文件、隐藏电脑磁盘文件,防止明文数据窃密

单位内文件进行高强度加密保护,即使员工离职带走文件也无法正常使用。通过目前先进的驱动层透明加密技术,机密文件在单位内部合理使用时自由畅通,无任何影响;而一旦加密文件未经授权,不管以任何途径带离公司,将无法正常打开使用。

这可以借助第三方加密软件来实现。例如有一款共享文件夹加密专家(下载地址:http://www.360drm.com/gongxiangjiami/),可以对电脑文件进行高强度的加密,同时还可以加密U盘文件等,严防通过各种途径泄密。同时,共享文件夹加密专家,加密软件还可以限制加密文件的访问权限,可以实现只让读取加密文件而禁止复制加密文件、只让修改加密文件而禁止删除加密文件、只让打开加密文件而禁止另存为本地磁盘、以及禁止拖动加密文件等,防止加密文件泄密。如下图:



2、控制U盘使用、监控USB存储设备使用,防止USB存储设备泄密。

U盘小巧便捷,却是数据泄露的大隐患。U盘管理对单位内部使用的U盘进行集中注册认证,事先认证过的U盘存储设备才可以在公司范围内使用,否则U盘无法读取,无法拷贝资料。

同时,针对U盘泄密。可以部署“共享文件夹加密专家”(下载地址:http://www.360drm.com/gongxiangjiami/),可以完全禁止U盘、禁用USB存储设备的使用;同时,还可以只让使用公司的U盘,禁止员工私自插入个人的U盘;只允许从U盘向电脑复制文件而禁止从电脑向U盘拷贝文件。如下图所示:
     

3、禁止QQ发文件、禁止邮件附件上传电脑文件

一方面,企业对上网行为进行监视与管控,包括屏幕监控、QQ聊天监控、邮件监控、应用程序限制、网页浏览限制等,帮助管理层洞察到可能的危险趋向,警示内部员工自觉遵守安全制度;另一方面,单位内文件本身是加密的,企图通过QQ等传输工具传播出去,无法打开或显示为乱码。 同样可以通过上述的“超级眼电脑监控软件”来禁止QQ发送文件、禁止邮件等,直接打勾就可以了。如下图:



4、防止打印带走资料

通过打印管理系统,企业可以有效控制谁可以打印、谁不能打印;谁可以使用哪一台打印机;哪些类型软件产生的文件允许打印;并对打印信息进行详细记录。防止重要文件转化为纸质化泄密。 共享文件夹加密专家可以禁止打印电脑上的共享文件夹,禁止打印、禁止另存为。

5、防止员工恶意删除数据

文件实现自动备份,员工在新建、编辑重要文件(如:CAD文件、设计图纸等)时,服务器自动对重要文件备份到服务器指定隐藏目录下保存,避免员工离职时恶意删除或格式化电脑,给公司重要数据带来大损失。 文件加密与终端安全管理双重保障 离职员工带走数据,是大部分企事业单位必然会碰到的问题,只要单位内部存有重要数据。U盘、聊天工具、电子邮件、移动设备、打印、扫描等办公常用的信息传播载体,都是离职人员可以利用的潜在数据泄露黑手,泄露途径如此多,往往防不胜防。 除了强化内部管理制度,企业还需要借助相关的数据防泄密技术手段才能真正做到有效管控、警示商业窃密行为。

    
总之,针对离职人员数据泄露隐患,或者单位容易暴露出的数据泄露隐患,需要从两个方面加以管控:一方面,利用前沿的驱动层加密技术,对单位内所有重要文件实现强制透明加密,一旦加密,如果非授权情况下文件带离公司,文件将显示乱码无法使用,带走也徒劳;另一方面,实施终端安全管理,管控包括U盘拷贝、沟通工具传播、邮件发送、打印资料等在内的数据泄露隐患。一个从源头保护文件,一个严控泄密途径,两者相辅相成,并且文件的全程操作过程都有记录可查,这样离职人员如果企图带走内部文件,增加了窃密难度,也增加了窃密成本。