当前位置:首页 > 公司新闻

企业文档管理的几条建议

来源:超时代软件     更新时间:2019年01月29日 18:07:54

  企业文档会随着时间逐渐增长,文件数量以及文件大小都很庞杂,在众多的文件中找到自己需要的资料可能会耗费许多时间,这么一来就不利于内部管理,降低企业的效率,并且文件的安全性无法得到保障,后期文档的维护与查找也会有诸多不便之处,小编整理了以下几条建议希望能对你有所帮助。
 

  一、文件和文件夹的命名
 

  根据文件存储内容设置好的文件名,以最短的词句描述此文件夹类别和作用,能让你不需要打开就能记起文件的大概内容。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时,肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松,但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时,相信你会坚持不懈地执行下去。
 

  二、控制文件夹与文件的数目
 

  文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面,如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。
 

  三、建立最适合自己的文件夹结构
 

  文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如,有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师,就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。
 

  四、注意结构的级数
 

  分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览的效率就会越低,建议整个结构最好控制在二、三级。另外,级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别,级别就越高,比如负责多媒体栏目的编辑,那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹,老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹,也应当是一级文件夹。文件夹的数目,文件夹里文件的数目以及文件夹的层级,往往不能两全,我们只能找一个最佳的结合点。



热门标签: