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共享文件夹加密专家在企业文档管理中的应用

来源:超时代软件     更新时间:2019年01月21日 19:02:32

  现代企业为了方便信息管理,效率与准确性,常常采用共享文档的方式为员工提供文件服务。通过文档共享服务器读取公司数据的确提高了工作效率,但同时也要面临多用户访问文件带来的一系列问题。
 

  1.安全问题。
 

  共享文件数据中往往包含公司重要商业信息,一些设计公司和软件开发等企业的共享文件中甚至包含了企业商业机密。如果数据完全开放,机密文件丢失的几率将大大提高。不受管理的共享文件会遇到更糟糕的状况,数据泄露者无从查起,这样连挽回损失的机会都没有了。
 

  2.员工的使用问题。
 

  多用户对同一文件查看,在读取、复制、剪切、删除等操作不受任何监管,操作权限没有限制的环境下,有意无意地误删除误操作也同样会带给企业无法挽回的损失,文件丢失风险同样存在。完全开放的文件访问权限,会给文件管理带来更多的麻烦。
 

  针对这些问题,有些管理员希望通过公司管理制度约束访问权限,显然是不可取的;还有一些网管员试图利用服务器的监管审核权限,但往往效果不尽人意。要有效解决共享文件的安全问题,专业化加密共享文件、分级设置访问权限是最好不过了。
 

  以超时代共享文件夹加密专家为例:
 

  一、分部门控制
 

  共享文件管理软件系统根据文档流转的范围,对文档进行多部门的分级管理,确保文档在指定范围内使用,禁止删除复制共享文件 。比如销售部门的员工只能查阅销售部门的资料,其他部门的人员无法查阅。
 

  二、高强度加密
 

  软件提供三种级别强度的加密:"普通强度""中等强度""*高强度",高强度的安全性十分可靠,即使被非法破解出来,文件也是加密并无法正常使用的。
 

  三、访问权限设置
 

  管理员可对共享文件夹的不同用户设置不同的使用权限,自行勾选设置:可读权限、可编辑权限、可打印权限、解密权限、授权权限、完全控制权限等。方便企业信息精华细化管理。
 

  四、离线办公加密
 

  每个企业都或多或少的存在一些机密信息并大量以电子文档方式共享保存在服务器上,在员工浏览使用这些电子文档的时候,这些机密电子文档是很容易被传播出去。
 

  五、日志审计
 

  共享文件管理软件系统提供完备的日志管理,可记录文件日志、管理日志、打印日志、授权日志等详细日志,并提供日志查询、导入、导出功能,确保文件操作的可追溯性。



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